G Suite（現Google Workspace）からMicrosoft 365へ移行。エンドポイントセキュリティの大幅向上、社内コラボレーション活性化、トータルコストも削減
(左より)
双日テックイノベーション株式会社
コーポレート本部 経営企画部
情報企画課 課長補佐 鈴木 高志 氏
情報企画課 課長 丸山 伸之 氏
企業名：双日テックイノベーション（旧：日商エレクトロニクス）株式会社
東京都千代田区に本社を置く総合商社双日グループのICT中核企業。
国内外の最新ソリューションによるネットワーク・ITインフラ構築、システム開発、運用・保守などのサービス提供、およびデジタルトランスフォーメーション支援に取り組んでおり、“Your Best Partner”として、幅広い分野の製品、ソリューションを提供している。
設立：1969年2月24日
資本金：143億3,687万5,000円
売上高：2021年3月期 39,797百万円（連結） 37,299百万円（個別）
従業員数：（連結）996名 （個別）797名 （2021年3月31日現在）
Microsoft 365は、管理の煩雑性を減らせることでコスト削減できると判断
同社の情報企画課が、オフィスツールの統一を企図した理由は、大きく3つあった。「GoogleとMicrosoftの併用でライセンス費用がかさんでいたこと、クライアントPCのセキュリティ管理を強化したかったこと、コミュニケーションツールの多様化による管理工数を削減したかったことで検討を始めました」と情報企画課 課長 丸山氏は振り返る。
実は同社では、テレワークの増加に伴いG Suit（現Google Workspace）の利用に加え、Office 365などのMicrosoft、チャットツールのSlack、Web会議ツールのZoomなど、利用するツールが多様化していた。ヘルプデスクへは、それぞれのツールに関する仕様や不具合の問い合わせが増加。従業員1,300人（外部委託含む）に対する問い合わせ対応をするのも一苦労であり、管理工数の増加とともにコストもかかっていたという。
そのころマイクロソフト関連事業への注力という方針もあり、上記3つの課題が解決できることはもちろん、ユーザビリティを担保できる共通のプラットフォームとしてMicrosoft 365が候補として挙がった。しかし、G Suite(現Google Workspace)からMicrosoft 365に移行することでライセンスコストが減るわけではなかったという。導入検討を担当した情報企画課 鈴木氏は、「Zoom、Slackなどは業務の関係上、利用を継続する必要があります。しかし、セキュリティ管理やファイル共有などのコミュニケーションツールをMicrosoft 365に統一することで管理工数を大幅に削減できること、またデータセンター利用料を比較すると、全体コストとしては削減できます」と判断し、移行に踏み切った。
コメント：
セキュリティ管理やファイル共有などのコミュニケーションツールをMicrosoft 365に統一することで管理工数を大幅に削減できること、またデータセンター利用料を比較すると、全体コストとしては削減できます。
3か月かけて徐々に切り替え、難しかったのはGmailの移行
Microsoft 365への移行は2020年10月から3か月かけて、徐々に旧環境からの切り替えを実施。最後まで残ったのはGmail環境だった。
「実はGmailからOutlookにメールソフトを切り替えた事例があまりないようで、メールの切り替えには苦労しました。不要なメールは廃棄してもらい、残しておきたいメールについてはフリーのメールソフトでの参照にしてもらいました。力業での移行に何とか協力してもらった形です」と鈴木氏は苦労を振り返る。ただ同社はICT企業なので、新しいツールが好きなユーザーが多いこと、ITリテラシーが高い従業員が多く、ほとんどのユーザーはすぐに慣れたことに助けられた。
TeamsやSharePoint、OneDriveへの移行は特に問題はなく完了できた。Teamsに関しては、Web会議やチャットのみならずプロジェクトごとのタスク管理や、情報共有も自動化もできるなどユーザーからは好評を持って迎えられた。
コメント：
Microsoft 365に移行したことで、コロナ禍で在宅勤務が増えたのにも関わらず、社内のコラボレーションが活性化しました。
最大のメリットは「セキュリティ強化」「コラボレーションの活性化」
Microsoft Intune、Azure Virtual Desktopとの併用でセキュリティ強化、利便性も大幅に向上
Microsoft 365に移行することで、エンドポイントセキュリティのレベルが高くなった。会社から貸与している端末にIntune（端末管理）を導入し、社内環境や、2020年4月に導入しているAzure Virtual Desktop(仮想デスクトップ)へは、認証された端末からしかログインできないよう制御されている。
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以前は、メールをする際にもセキュリティ上VDIからしか業務ができない状態であったが、Intuneを導入することでOutlookの利用やSharePointに格納しているファイルにローカル端末からもアクセスできるようにした。スマホからでも簡単にメールをチェックできるようになり、セキュリティを強化しつつもユーザーの利便性は向上されたという。
ただ、現行のセキュリティポリシーでは、出向者など社外常駐者が常駐先で使うPCと社内接続用のPCの2台を持つことが必要となる。社外常駐者にとっては1台で済ませられれば利便性が多いに向上することになるので、どうやって実現するかは今後の課題として取り組んでいく予定だ。
Teamsを中心にコラボレーションが活発、Power Automate で業務改善
今までの社内コミュニケーションの取り方は、チャットはSlack/Google Chat、Web会議はZoom、資料共有はファイルサーバーを利用するなど、あらゆるツールに情報が点在。求めている情報がどこにあるのか探すこと自体に時間がかかっていた。
Teamsであれば、プロジェクト毎のチャネルで情報共有、SharePointやOneNoteを活用し資料、ノウハウを集約することが可能だ。さらにテレワーク時においても、チームメンバーでWeb会議をしながらSharePoint上にある資料を共同編集できるなど、コラボレーションは加速しているという。
さらに、同社のマイクロソフト事業部では顧客からのサポート/問合せメールなどはPower Automateを活用し、Teamsやセールスツールへ自動的に連携する仕組みを取っているなど、アイディア次第で業務効率化を促進させることも可能だ。
このように、社内においてチャットで迅速にコミュニケーションがとれること、また対応状況をTeams上のPlannerやタスク管理アプリにて見える化できることで顧客への対応を迅速化し、顧客満足度向上を目指している。
Power BIで進捗の見える化、共通認識でビジネススピードアップ
一部のユーザーにはMicrosoft 365 E5を配布し、Power BIも活用している。CRMやSFAのデータを連携し、Power BIで見える化。全体の予算管理から、案件の進捗具合などが1つの画面から見えるようになり、マネジメント会議も効率化した。マネージャーはいつでも、どこでも最新の情報にて判断ができるようになり、その根拠となるデータをメンバーに簡単に共有できるため、チーム全員が納得感をもって進められる。データを利用する際の作業時間も、かつてエクセルでデータを抽出、加工していた時代とは大きな違いだ。
また、現場メンバー間も目標値に対する進捗具合をPower BIでお互いにモニタリングできるようになった。
今後はまだ使いこなせていない機能を積極的に使っていく
全体的に見て利便性が格段に向上したと情報企画課では評価している。ユーザーからの評判も上々だ。
「マイクロソフトの世界観に統一したことにより、ファイルや情報の受渡しがわかりやすくなりました。たとえば議事録をOneNoteで作成し、それをTeamsで共有するといった使い方が自然と行えるようになり、コミュニケーションの質が良くなっています」と鈴木氏は指摘する。
Microsoft 365には、毎年のように新たな機能が加わっており、その全てをまだ使いこなしているわけではない。Power BIやPower Appsを社内業務にもっと活用していく必要があるし、Power Automateによる自動化も積極的に進めていきたい。
そこで現在力を入れているのが、「データの可視化」である。
前述にて、一部のユーザーがPower BIでビジネススピードアップを実現している例を紹介したが、それを全社に取り入れるプロジェクトを進めている。
営業・マーケティングの情報はもちろん、保守契約状況や経営管理、人事管理のデータなど現状バラバラに保管されているデータを統合し、Power BIでダッシュボード化することで、
事業部の営業効率向上だけでなく全社的なビジネス成長が期待される。
こうしたMicrosoft 365の機能群を使いこなすために、教育も含めた環境を整備し、さらにユーザーの利便性を向上させていくことが、情報企画課の今後の目標だ。
「Microsoft 365に移行したことで、コロナ禍で在宅勤務が増えたのにも関わらず、社内のコラボレーションが活性化しました。これが、Microsoft 365に統一したことの最大のメリットかもしれません」と丸山氏は締めくくった。
※記載内容は2021年6月 現在のものです