会社にいるのと全く同じ働き方が出来る理由【安全なテレワークの導入】

コロナウイルスの影響でテレワークの導入が加速していると思います。
皆さんテレワークを導入する為に、色々なITツールの活用を緊急で検討し始めているのではないでしょうか。今まで費用やセキュリティの懸念で導入していなかった中、このパンデミックの対応に追われバタバタとITツールをかき集めていませんか？

弊社では10年ほど前からVDIを導入し自宅や外出先でも働けるテレワーク環境が整備され、今回のコロナウイルスの影響を受けて一部組織では2月1日からテレワークを実施しました。
業務には何も支障が出ておらず、むしろ通勤時間が無くなりノンストレスで働けています。
もともと十分に構想が出来ていたのでセキュリティリスクの心配もありません。

これにはWEB会議システムの他にVDI(仮想デスクトップ)の導入が一役買っています。
このブログでは不満ゼロ、失敗しない為の安全なテレワーク環境の導入について弊社の事例をもとにお話しします。

会社にいるのと全く同じ働き方が出来る理由

まず弊社で導入しているITシステムは

・VDI(デスクトップ仮想化)
・Microsoft365
・Zoom

です。

これでほぼテレワークでも不満なくセキュリティも安心して仕事が出来ます。
コロナ対策で弊社でも多くのお客様からテレワークソリューションの問合せを頂いています。お問い合わせで多いのが、WEB会議を導入したいというお声です。まずはここから導入していくお客様が多いのですが、弊社ではWEB会議システムだけではテレワークは完結できませんでした。

その理由をテレワーク導入でよくある課題をベースに話をしていきたいと思います。

課題１．コミュニケーション不足の解消が必要不可欠

テレワークと聞いてまず思いつくのがこの問題でしょうか。

弊社でも今世間でも話題になっているWEB会議システムのTeamsやZoomを利用しています。
まず打合せに関してはほぼこれで事が足ります。弊社では主に社内ミーティングはTeams、社外ミーティング時はTeamsかZoomという使い方です。(お客様に合わせて使い分けをすることがあります。)

ただ、日々のコミュニケーションは打合せだけではありません。「あの時お願いしたあれ、今どうなっていたかな」なんてちょっとした相談がしたい時ありますよね。(これは個人的にですが、テレワークで在宅しているとなんとなく電話はしにくい・・かな？)その場合にはチャットでメッセージをすることが多いです。

弊社で使っているMicrosoft365ではTeamsが使えWEB会議とチャット機能がセットになっているのでこれが便利。ビデオを使ったWEB会議だけでなく、音声だけのコールもできるので、ぶっちゃけ髪の毛ボサボサ・・というときも安心です。ちなみにMicrosoft365にはOutlook、Excel、Powerpointも利用でき、業務の大半はこれで完結できます！

課題２．会社にいかないと出来ない業務をなくさないと意味がない！

コミュニケーションやOfficeアプリでの業務は前述の通りですが、一部基幹系、業務系のアプリケーションは会社に行かないとできないものがあったりしますよね。コーポレート部門の方は基幹系のアプリケーションを使わないと業務が出来ない為、出社しなければならない。それだと不公平感が生まれますし、真のテレワーク環境が構築できているとは言えません。

弊社ですとそういう業務は、VDI(デスクトップ仮想化)を活用するようにしています。VDIとは簡単に言うと社内に仮想的なデスクトップ環境(1台のパソコンを仮想的に作り上げるイメージ)を用意し、インターネット(VPN)経由でアクセスし画面転送で手元の端末に映し出す仕組みです。

どこからでも社内の環境にアクセスできるので、テレワーク中でもインターネットの環境さえあれば自宅から会社の環境にアクセスすることが出来るようになります。VDI上に会社で使うパソコン環境と同じく基幹系、業務系のアプリケーションを構築しておけば、会社にいるのと全く同じ働き方が自宅で出来るようになります。会社に行かないと業務が出来ない問題はこれで解決しています！

課題３．セキュリティの不安を取り除く

今までテレワーク導入に躊躇していたお客様の多くがセキュリティに関する不安を抱えていたのではないでしょうか。

例えば業務で個人情報や機密情報を取り扱うケース。社外の環境で作業し情報漏洩してしまうとまずいですよね。テレワークでは会社の外で社員がどんな行動をしているか分からず、またどんな端末を利用しているかもわかりません。信じているけど、自分のパソコンに機密情報をダウンロードしていないか。。。心配ですよね。

そんな場合にもVDIが有効です。前述の通り画面転送で手元の端末に画像を映し出しているだけなので、自宅PCにデータは残らずに作業することが出来ます。(自宅のパソコンのハードディスクにVDI上のファイルをダウンロードすることはできない仕様になっています。)

お客様「うちはPC配布してテレワーク環境整えているから！」というお客様も多いのですが、PCにファイルをダウンロードし、そのPCをうっかり紛失してしまった！という事になると大問題です。

VDIだとそういったリスクも回避できます。そもそも会社でPCを配るのはコストもかかりますよね、こういった非常事態で急遽用意しなければいけなくなっても納期に何日もかかったりするケースもあると思います。また、配布するPCにセキュリティソフトを入れるとそのコスト、時間もかかると思います。そういった場合でも社員自らのPCで会社の環境にアクセスするVDIであればすぐに実施することが出来ますね！社員的にもいつも使っているPCの方が使い勝手がいいという声もあります。仮に社員のPCがウイルスに感染していても、VDIには影響ありません。

こういった方法で弊社ではこの緊急事態でもセキュリティも心配なくテレワークを実施することができ、生産性も維持しながら、社員1人1人が働きやすい環境を手にしています。

最後に今話題になっているWEB会議システムのセキュリティについて。
悪意ある攻撃を受けると一部WEB会議でWindowsのネットワーク認証情報が漏洩する可能性があるという事で、一気に導入が進んだWEB会議システムに対しても疑念の目が向けられています。

これに対しWEB会議システムの主要1社であるマイクロソフト社がTeamsの安全性に対するコメントを出しました。Teamsでは、WEB会議中の転送データも保存されたデータもきちんと暗号化していること。また、マイクロソフト社のデータセンターのセキュリティ対策は万全だとのことです。

皆様、自社の設備に対してどれくらいセキュリティ対策の予算を使っていますでしょうか？Teamsを運用するマイクロソフト社のセキュリティ対策における投資額は年間1000億円以上と言われています。政府機関との連携やAIを活用したセキュリティ対策機能を実装。世界最高峰のセキュリティレベルといっても過言ではありません。Teams自体もパスワードだけでなく、スマートフォンや電話による２要素認証の実装することでWEB会議に言われるセキュリティを回避できます。

是非参考にしてみて下さいね！